Základným dokladom evidencie v súvislosti s poskytovaním mzdy je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov, t. j.:

• v zmysle Zákonníka práce – údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných zamestnáva­teľom v súvislosti so zamestnaním zamestnanca, o vykonaných zákonných a iných zrážkach zo mzdy a o celkovej cene práce,
• v zmysle zákona o dani z príjmov – údaje pre zdaňovanie príjmov zo závislej činnosti,
• v zmysle zákona o sociálnom poistení – údaje potrebné pre účely evidencie na starobné poistenie, starobné dôchodkové sporenie,
• v zmysle zákona o zdravotnom poistení – údaje potrebné pre zdravotné poistenie.

Pri uzatváraní ročných mzdových listov je vhodné skontrolovať aj doklady preukazujúce uplatnené nároky zamestnancov, napr. na nezdaniteľnú časť základu dane, na daňový bonus na vyživované deti, na zníženú sadzbu poistného na zdravotné poistenie, splnenie podmienok na uplatnenie odvodovej úľavy a pod.

V zmysle § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov je zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ je povinný viesť mzdové listy pre každú fyzickú osobu, ktorej poskytuje príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov, t. j. pre:

• zamestnancov v pracovnom pomere,
• osoby vykonávajúce práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru,
• osoby vykonávajúce závislú prácu na základe iných zmlúv, napr. na základe mandátnej zmluvy, príkaznej zmluvy a pod.,
• iné osoby, ktorým poskytuje zdaniteľný príjem zo závislej činnosti, napr. bývalým zamestnancom príjem zo sociálneho fondu, budúcim zamestnancom, ktorým poskytuje podnikové štipendium a pod.

Mzdové listy nie je povinný viesť pre osoby, ktoré majú účasť na základnom imaní obchodnej spoločnosti, ktorým vypláca podiely na zisku (ak nie sú zároveň aj zamestnancami spoločnosti).

Mzdový list pre daňové účely musí podľa § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov obsahovať:

• meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
• rodné číslo ...