Každý hmotný a nehmotný dlhodobý majetok (okrem pozemkov, umeleckých diel a zbierok a predmetov z drahých kovov), ktorý využívajú rozpočtové a príspevkové organizácie, sa opotrebúva. Ide o trvalé zníženie hodnoty majetku. Rozlišujeme tieto druhy opotrebenia:

a)        fyzické – opotrebenie v dôsledku používania, napr. používanie stroja, závisí od konkrétnych podmienok, za ktorých sa využíva daný dlhodobý majetok,

b)        morálne I – v dôsledku rastu produktivity práce, napr. novonakúpený, ale ten istý druh dlhodobého majetku, ktorý je už lacnejší a vyrába sa väčšie množstvo,

c)        morálne II – opotrebenie v dôsledku technického pokroku, napr. vývoj počítačov.

Odpisy dlhodobého majetku predstavujú peňažné vyjadrenie miery opotrebenia hmotného a nehmotného majetku. Ak je organizácia daňovníkom dane z príjmov, potom v zmysle § 22 ods. 1 zákona o dani z príjmov pod odpisovaním rozumie postupné zahrnovanie odpisov z hmotného majetku a nehmotného majetku do daňových výdavkov.

Dlhodobý hmotný majetok sa účtovne odpisuje počas predpokladanej doby používania zodpovedajúcej spotrebe budúcich ekonomických úžitkov z majetku. Technické zhodnotenie dlhodobého nehmotného majetku sa odpíše takým spôsobom ako dlhodobý nehmotný majetok, ku ktorému sa vzťahuje.

Rozpočtové a príspevkové organizácie  odpisujú dlhodobý majetok účtovne rovnomerne tak, aby to zodpovedalo opotrebeniu dlhodobého majetku. Účtovné odpisy účtujú mesačne vo výške jednej dvanástiny ročného odpisu stanoveného v odpisovom pláne.

Rozpočtová alebo príspevková organizácia a ostatné organizácie štátnej správy a samosprávy pri stanovení účtovných odpisov postupujú nasledovne:

1. Stanovia si dobu odpisovania a mesiac, odkedy budú majetok odpisovať (či od mesiaca, keď majetok zaradia do používania, alebo od nasledujúceho mesiaca). Dobu odpisovania by nemali stanovovať pracovníci učtárne, ale tí pracovníci, ktorí s majetkom pracujú (napr. pracovníci investičného úseku alebo pracovníci zodpovední za daný majetok).

2. Zostavia si odpisový plán daného dlhodobého majetku.

3. Účtovné odpisy sa počítajú z ceny, ktorou je dlhodobý nehmotný majetok alebo dlhodobý hmotný majetok ocenený v účtovníctve – mesačné odpisy sa vypočítajú.

Odpisy sa zaokrúhľujú podľa rozhodnutia účtovnej jednotky (§ 30 ods. 6 opatrenia č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení opatrenia č. MF/25189/2008-311). Účtovné jednotky sa môžu rozhodnúť, či sa odpisy budú zaokrúhľovať na celé centy alebo desaťcenty, prípadne celé eurá. V prípade zaokrúhľovania na celé eurá sa však môže stať, že majetok bude odpísaný o mesiac skôr ako predpokladaná doba životnosti. Môže to vzniknúť v prípade, že hodnota majetku je nízka a doba odpisovania dlhá.

Zostatková cena dlhodobého majetku sa vypočíta ako obstarávacia cena mínus vytvorené oprávky k majetku. Oprávky predstavujú kumulované odpisy počas celej doby odpisovania.

Pri tvorbe odpisového plánu sa zohľadňuje doba použiteľnosti, počet výrobkov alebo podobných jednotiek, u ktorých sa predpokladá ich získanie prostredníctvom majetku, pričom sa predovšetkým zohľadňuje:

a) očakávané použitie majetku a intenzita jeho využitia,

b) očakávané fyzické opotrebovanie majetku, ktoré závisí od bežných podmienok jeho využívania, ako je zmennosť, plán opráv a údržby, starostlivosť o majetok v čase, keď sa nevyužíva,

c) technické a morálne zastaranie,

d) zákonné alebo iné obmedzenia na používanie majetku.

V zmysle § 38 zákona o účtovníctve môže daňový úrad uložiť pokutu za porušenie povinnosti ustanovenej v § 28 ods. 3 zákona o účtovníctve (t. j. povinnosti zostaviť odpisový plán) do 2 % celkovej sumy majetku zisteného zo súvahy za účtovné obdobie, ktoré je kontrolované, a to v ocenení upravenom o položky podľa § 26 ods. 3 (t. j. upravené o riziká, straty a zníženia hodnoty majetku a záväzkov), účtovnej jednotke účtujúcej v sústave podvojného účtovníctva, najviac však 100 000 eur.

Príklad na výpočet účtovných odpisov hmotného majetku:

Rozpočtová organizácia obstarala nákupom 8. 7. 2009 špeciálny prístroj pre vlastnú hlavnú činnosť v hodnote 25 000 EUR, ktorý zaradila do majetku 28. 7. 2009.

Postup pri výpočte odpisov počas celej doby životnosti hmotného majetku:

1. Prístroj bude používať 4 roky – 48 mesiacov
2. Rovnomerné odpisovanie od nasledujúceho mesiaca, keď zaradil prístroj do používania (august 2009)
3. Výpočet mesačných odpisov:

Účtovná jednotka si zaokrúhli mesačné odpisy na celé centy a mesačné odpisy bude účtovať vo výške 520,84 EUR. Posledný mesačný odpis bude vo výške 520,52 EUR, lebo je možné odpisovať len do výšky 100 % vstupnej ceny a keby aj ...