Evidenciu a manipuláciu registratúrnych záznamov upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné právne predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (pozn.: napr. sťažnosti, zmluvy, interné predpisy, účtovné záznamy, záznamy personálnej agendy, agenda protispoločenskej činnosti či žiadostí o prístup k informáciám). Podateľňa a registratúrne stredisko sú organizačne začlenené do administrácie v súlade s organizačným poriadkom. Každý vedúci zamestnanec dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval predpisy pri správe registratúry (pozn.: ustanovenia vami spracovaného a účinného registratúrneho poriadku/plánu), a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.

Subjekt verejnej správy spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci zamestnanec, respektíve zodpovedný zamestnanec. V prípade potreby zamestnanec pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.

Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu zamestnancovi alebo ním poverenému zamestnancovi spisy, evidenčné pomôcky, príp. pečiatky a pečatidlá, ak ich mal pridelené. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov subjektu vykonáva príslušný archívny orgán (pozn. autora: pre jednotku územnej samosprávy/verejnej správy štátny archív s regionálnou pôsobnosťou, resp. Slovenský národný archív). Subjekt územnej samosprávy i verejnej správy či štátnej správy vedie evidenciu záznamov výlučne v štátnom jazyku Slovenskej republiky.

Prijímanie elektronických zásielok

Subjekt prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijímajú všetky organizačné útvary (pozn. autora: napríklad na adrese ......@......sk).

Podateľňa skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, podateľňa o tom odosielateľa včas informuje. Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým je ...