Z dôvodu zabezpečenia ochrany majetku je dôležité, aby každá organizácia/škola mala upravený postup pri používaní, evidencii, odovzdávaní a úschove kľúčov od budov, ktoré organizácia/škola vlastní alebo má v správe. Pre tento postup sa v aplikačnej praxi zaužíval názov kľúčový poriadok alebo kľúčový režim. Organizácie/školy majú tento postup upravený buď formou internej smernice, alebo, čo je v praxi obvyklejšie, je tento postup súčasťou prevádzkového poriadku organizácie/školy. Rozhodnutie, akú formu si zvolí, je na samotnej organizácii/škole. Z nášho pohľadu je dôležitý obsah, ktorý musí byť vždy zohľadnený na konkrétne podmienky organizácie/školy. My sme v našom vzore zvolili príklad priameho používania, evidencie, odovzdávania a úschovy kľúčov, v našom vzore neuvažujeme s existenciou vrátnice, naopak, uvažujeme so zavedením elektronického kľúča. Varianty riešenia sú rôzne, a preto je naozaj dôležité vychádzať z konkrétnych podmienok organizácie/školy.