Vzor

Nezisková organizácia ........................ so sídlom ........................ (upraví sa interne)

Vnútorný akt riadenia č. ......./202x

Registratúrny plán Neziskovej organizácie ........

Vnútorný predpis Neziskovej organizácie ......... je vypracovaný podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu (novelizovaná od 1. septembra 2023, vybrané a podstatné časti sú upravené) v zmysle vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov – novelizovaná od 1. januára 2024, vybrané podstatné ustanovenia sú upravené v tomto vzore Registratúrneho plánu neziskovej organizácie (pozn.: Plán obsahuje aj časti registratúry, ktoré nemusia byť spracované u vás povinne, ak tak neurčí zákon).

Pôvodcovia registratúry II. kategórie, na ktorých sa tento vzor vzťahuje:

• všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do III. kategórie,
• vzdelávacie inštitúcie – neštátne,
• podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do III. kategórie a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu,
• ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
• neštátne fondy,
• registrované cirkvi a náboženské spoločnosti,
• podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do 3. skupiny a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, o čom rozhodol príslušný štátny archív,
• ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
• neziskové organizácie poskytujúce verejnoprospešné služby,
• štátne podniky,
• právnické osoby založené územnou samosprávou,
• registrované cirkvi a náboženské spoločnosti.

Čl. 1

Úvodné ustanovenia k registratúrnemu plánu

1. Štatutárny orgán neziskovej organizácie (ďalej v texte registratúrneho plánu ako riaditeľ) dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia registratúrneho plánu, (pozn.: upravená je tiež prílohová časť, ktorá je bližšie definovaná v záverečnej časti tohto registratúrneho plánu).

2. Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu.

3. Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska, a to:

1. Správu registratúry zabezpečuje zamestnanec ......... (určí sa interne, môže byť správcom aj externá osoba).
2. Správu registratúry na ............ úseku zabezpečuje písomne poverený zamestnanec, ktorému riaditeľ vymedzí rozsah právomoci a zodpovednosť pri správe registratúry, a to .......... (určí sa interne).
3. Správu registratúrneho strediska neziskovej organizácie (pozn.: ak je to pre vás relevantné ako pôvodca registratúry I. kategórie) zabezpečuje písomne poverený zamestnanec, ktorému riaditeľ vymedzí rozsah právomoci a zodpovednosť ...... (určí sa interne).
4. Registratúrny denník za všetky úseky vedie ......... (určí sa interne, ak je to relevantné pre vás).

4. Nezisková organizácia spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov.

5. Nezisková organizácia spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, administratívny zamestnanec vyhotoví záznam o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry, ktorý predloží riaditeľovi.

6. Nezisková organizácia vedie záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku podľa tohto plánu.

7. Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“), sa ustanovenia tohto interného aktu riadenia vzťahujú primeraným spôsobom.

8. Zoznam špeciálnych druhov registratúrnych záznamov obsahuje spravidla:

1. Osobné spisy zamestnancov – personálnoprávna agenda, zmluvy, dodatky, evidencie.
2. Účtovníctvo – ak je vedené podvojné účtovníctvo: hlavná kniha, denník, pomocné účtovné knihy, saldokontá, došlé faktúry, vystavené faktúry, objednávky, žiadanky, knihy faktúr a objednávok, uzatvorené zmluvy a podobne.
3. Účtovníctvo – ak je vedené jednoduché účtovníctvo: pokladničná kniha, .......... (upraví sa interne).
4. Vnútorné riadiace akty: pokyny, interné akty riadenia (smernice, príkazy a poriadky či opatrenia vydané štatutárnym orgánom neziskovej organizácie.)

Pozn. pre organizácie v prípade poškodenia – povinnosť: Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví poverený zamestnanec za daný úsek zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje riaditeľ. Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov organizácie vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom Štátneho archívu (v príslušnom sídle archívu podľa kraja).

Čl. 2

Základné pojmy k registratúrnemu plánu

1. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre (pozn.: ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia podľa tohto registratúrneho plánu).

2. Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.

3. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

4. Pôvodca registratúry je Nezisková organizácia .........., z činnosti ktorej vzniká registratúra.

5. Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.

Čl. 3

Prijímanie zásielok v neziskovej organizácii

(uvedená časť nemusí byť súčasťou plánu)

1. Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok; v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok). Ak nie je zriadená podateľňa, na príjem neelektronických zásielok sa určí pracovisko, ktoré plní povinnosti podateľne alebo zamestnanec, ktorý plní povinnosti podateľne.

2. Informácie o podmienkach prijímania zásielok sa zverejňujú na webovom sídle (internetovej stránke), a to www. .................. .

3. Prijímanie elektronických zásielok upravujú ustanovenia § 1 až § 3 novelizovanej vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

4. Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

5. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje a uvedie dátové formáty, v ktorých elektronické zásielky prijíma.

6. Nezisková organizácia prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky ..... (určí sa interne), elektronickej pošty ....... . Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

7. Nezisková organizácia prijíma elektronické zásielky v dátových formátoch DOC, PDF (.pdf), JPG, XLS, RTF, IMG. Ak je elektronická zásielka doručená v inom dátovom formáte, považuje sa za nedoručenú.

8. Neelektronické zásielky prijíma riaditeľ, v prípade jeho neprítomnosti zamestnanec s písomným poverením, ak sú adresované škole; na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia.

9. Riaditeľ, prípadne písomne poverený zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi. Prípadné iné nedostatky reklamuje riaditeľ/zamestnanec na pošte.

10. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis (poštové podmienky k poštovým službám vydané poštovým podnikom).

Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy označí odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doplneným podrobným časovým údajom o prijatí. Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec organizácie. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá administratívnemu zamestnancovi na zaevidovanie v denníku. Administratívny zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi, prípadné iné nedostatky reklamuje na príslušnej pošte.

Čl. 4

Triedenie zásielok

1. Triedenie a otváranie zásielok upravuje § 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

2. Riaditeľ, prípadne písomne poverený zamestnanec triedi zásielky na:
a) zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú,
b) zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo určenému zamestnancovi (pozn.: ekonómka/ekonóm alebo administratívny zamestnanec, ktorý vedie ich evidenciu),
c) zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky a
d) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

3. Riaditeľ, prípadne písomne poverený zamestnanec neotvára súkromné zásielky, zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať, zásielky adresované riaditeľovi, zásielky, ktoré nie sú adresované organizácii. Takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto registratúrneho plánu.

4. Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom neziskovej organizácie.

5. Triedenie zásielok sa vykonáva podľa adresátov. Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky.

6. O pridelení neotvorených zásielok vedie riaditeľ, prípadne písomne poverený zamestnanec evidenciu. Otváranie takýchto zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva riaditeľ alebo ním poverený zamestnanec ......... .

7. Obálka sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak:

a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,
b) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,
c) má dátum podania zásielky právny účinok,
d) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky a
e) ide o zásielku doručenú na návratku.

8. Prijímateľ skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom doručeného elektronického záznamu. Ak doručený elektronický záznam obsahuje chybný dátový formát, škodlivý kód alebo počítačový program, ktorý môže spôsobiť škodu na programovom vybavení alebo ním spracúvaných informáciách (ďalej len „chybný elektronický záznam“), organizácia ho zničí. V takomto prípade sa chybný elektronický záznam považuje za nedoručený. O tejto skutočnosti organizácia informuje bezodkladne odosielateľa chybného elektronického záznamu, ak z neho bolo možné zistiť adresu.

9. Overený doručený elektronický záznam ...