Podľa § 7 ods. 1 zákona o cestovných náhradách musia byť pre vznik nároku na náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách splnené dve základné podmienky, a to:

• zamestnanec použije pri pracovnej ceste akékoľvek cestné motorové vozidlo s výnimkou vozidla poskytnutého zamestnávateľom a
• zamestnávateľ sa písomne dohodol so zamestnancom o použití tohto vozidla; z písomnej dohody o použití cestného motorového vozidla musí byť zrejmé, na koho žiadosť sa cestné motorové vozidlo pri pracovnej ceste použije, t. j. či na žiadosť zamestnanca lebo žiadosť zamestnávateľa.

Použitie cestného motorového vozidla na žiadosť zamestnávateľa

Ak zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, musí zamestnancovi poskytnúť

• sumu základnej náhrady za každý kilometer jazdy (§ 7 ods. 2),
• náhradu výdavkov za pohonné látky (§ 7 ods. 4 až 8, § 15),
• potrebné vedľajšie výdavky na základe § 4 ods. 1 písm. a) zákona o cestovných náhradách, ako je napr. poplatok za parkovanie, poplatok za diaľnicu, poplatok za použitie tunela a pod.

Pri tomto spôsobe uznania výdavkov je zamestnanec vo väzbe na spôsob výpočtu náhrady za spotrebované pohonné látky povinný preukázať:

• spotrebu pohonnej látky podľa technického preukazu vozidla (§ 7 ods. 4) alebo iným spôsobom (§ 7 ods. 8),
• cenu pohonnej látky dokladom o kúpe, z ktorého je zrejmá súvislosť s konanou pracovnou cestou; ak zamestnanec cenu pohonnej látky nepreukáže dokladom o kúpe (napr. má načerpané pohonné látky v dostatočnom množstve, stratil doklad o kúpe, a pod.), až potom sa na výpočet náhrady za spotrebované pohonné látky použije cena pohonnej látky, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu, ktorú uverejňuje Štatistický úrad Slovenskej republiky (§ 7 ods. 5, § 15) a uviesť
• počet kilometrov, ktoré prejazdil počas pracovnej cesty členených podľa jednotlivých režimov/cyklov, v ktorých cestné motorové vozidlo jazdilo, a to v závislosti od konkrétnej normy spotreby a preukázanej ceny pohonnej látky.