V podnikateľskej praxi sa často stretneme s tým, že zamestnávateľ vyšle na pracovnú cestu svojho zamestnanca s jeho vlastným motorových vozidlom (súkromným vozidlom zamestnanca). Právne predpisy neustanovujú žiadne osobitné podmienky pre používanie cestných motorových vozidiel (ďalej len MV) zamestnancom pre potreby zamestnávateľa. Neukladajú zamestnávateľovi povinnosť overiť si, či má zamestnanec oprávnenie riadiť MV, či je MV havarijne poistené, či je vozidlo hospodárne a podobne. Tieto a prípadne ďalšie hľadiská môže zamestnávateľ vyžadovať podľa svojho uváženia predovšetkým s ohľadom na možné dôsledky, napríklad z hľadiska vzniku škody, pracovného úrazu a podobne. Pri použití MV zamestnanca na pracovnú cestu pre potreby zamestnávateľa vzniká celý rad ekonomických a právnych otázok, ktoré sú zahrnuté v internej smernici Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu.

POUŽITIE MOTOROVÉHO VOZIDLA ZAMESTNANCA NA PRACOVNÚ CESTU

Názov: XY, s. r. o.

Sídlo: Pekná 10, 010 01 ŽILINA

IČO: 88877788

IČ DPH: SK88877788

Zapísaná v:

Vložka č.:

(ďalej len „zamestnávate“)

Použitá legislatíva:

• opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov
• zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov
• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
• Oznámenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. ............../rok o sumách základnej náhrady za používanie motorových vozidiel pri pracovných cestách

Zoznam použitých skratiek a symbolov v smernici:

EÚ – Európska únia

km – kilometer

EV – elektrovozidlo

PHEV – plug-in hybridné vozidlo

HEV – hybridné vozidlo

LPG – vozidlá na LPG

NPHL – náhrada za spotrebované PHL v €

PHL – pohonné látky

Postupy účtovania – opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov

S – sadzba základnej náhrady za každý km jazdy v €

STN – slovenská technická norma

ÚJ – účtovná jednotka

ZCN – zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov

ZÚ – zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

ZDP – zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

Oznámenie MPSVR SR – Oznámenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky č. ............../rok o sumách základnej náhrady za používanie motorových vozidiel pri pracovných cestách

Zoznam príloh:

Príloha č. 1: Čestné prehlásenie k vyúčtovaniu náhrady za použitie motorového vozidla

Príloha č. 2: Vzor výpočtu náhrady za použitie MV pri pracovnej ceste zamestnanca v tuzemsku na rok .......

Záverečné ustanovenia:

Interná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti XY, s. r. o.

Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

1. Úvod

Použitie súkromného motorového vozidla, t. j. vozidla, ktoré nie je vozidlom Zamestnávateľa, najčastejšie vlastného cestného motorového vozidla zamestnanca alebo iného motorového vozidla zamestnanca, prichádza v pracovnoprávnych vzťahoch do úvahy vtedy, ak je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu alebo na plnenie pracovných úloh spojených s nevyhnutným použitím motorového vozidla.

Z dôvodu jednotných podmienok používania iných motorových vozidiel, ako je vozidlo Zamestnávateľa, a to motorového vozidla zamestnanca v spoločnosti zamestnávateľa XY, s. r. o., vydáva Zamestnávateľ spoločnosť XY internú smernicu o používaní motorových vozidiel zamestnancov na pracovnú cestu s názvom „Používanie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu“.

Smernica upravuje používanie tiež nových typov vozidiel s alternatívnymi pohonnými látkami, akými sú napr.: elektrovozidlá a plug-in hybridné vozidlá zamestnanca pri pracovných cestách a pri plnení pracovných úloh, pokiaľ pôjde o preukázanie a úhradu ich výdavkov, ktoré sa týkajú náhrady výdavkov za spotrebované alternatívne pohonné látky.

Z dôvodu zvýšenia predvídateľnosti podnikateľského prostredia sa zaviedol nový postup pri zverejňovaní informácií pre zamestnávateľov a zamestnancov pri zvýšení súm základných náhrad.

Cieľom tejto smernice je zabezpečiť jednotnú úpravu riadenia, koordinácie, vykonávania a kontroly používania motorových vozidiel zamestnancov pri pracovných cestách s prihliadnutím na nové druhy vozidiel s alternatívnymi pohonnými látkami.

Táto interná smernica sa vydáva aj s cieľom zabezpečenia:

1. jednotného postupu pri používaní motorového vozidla zamestnancov na pracovné cesty v spoločnosti,
2. stanovenia príslušnej dokumentácie,
3. stanovenia zodpovedných osôb v oblasti používania MV zamestnancov.

Podľa tejto internej smernice sa poskytujú v spoločnosti XY, s. r. o., náhrady výdavkov za používanie vlastných motorových vozidiel:

1. zamestnancom v pracovnom pomere,
2. zamestnancom v obdobnom pracovnom vzťahu,
3. FO, ktoré majú uzavretú so spoločnosťou dohodu o vykonaní práce, dohodu o pracovnej činnosti a dohodu o brigádnickej práci študentov, ak je poskytovanie náhrady výdavkov dohodnuté ...