Vzor

Príkaz štatutára č. ....../202x

o určení niektorých účtovných, neúčtovných dokladov

a menovaní členov komisií ............... v subjekte .........

Článok 1

Úvodné ustanovenie

Týmto Príkazom štatutár pre podmienky subjektu verejnej správy ........ (určí sa interne) určuje účtovné a neúčtovné doklady do dennej praxe pre zodpovedných zamestnancov a zároveň menuje členov (a predsedu) zriadených komisií (vyraďovacej a likvidačnej, prípadne škodovej komisie). Príkaz štatutára nadväzuje na Smernicu o vedení účtovníctva č. ................. zo dňa ...... a Obeh dokladov č. ........ alebo Kompetenčný poriadok ....... (pozn. autora: určí sa interne u vás podľa vnútorných reálií, typu subjektu verejnej správy a početnosti dokumentácií a operácií).

Článok 2

Postup pri uvádzaní dokladov do praxe a ich obeh

1. Zamestnanec úseku učtárne poverený evidovaním, likvidovaním a účtovaním overí ihneď po prevzatí dátumy splatnosti faktúr. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponecháva obálku s pečiatkou pošty pri faktúre a príslušným poradovým číslom z knihy faktúr organizácie.

2. Zaevidované a poradovým číslom doplnené faktúry odovzdá príslušnému zodpovednému zamestnancovi na výkon základnej finančnej kontroly. Následne sa zamestnancom úseku rozpočtu zabezpečí príslušná ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie.

3. K faktúre musia byť priložené najmä:

1. objednávka (ak je vyhotovená),
2. odkaz na zmluvu (ak je v účinnosti),
3. dodací list, príjemka, výdajka,
4. pečiatka/krycí list s vykonaním základnej finančnej kontroly alebo
5. prílohy k faktúre (súpis výkonov, preberací protokol, dodací list, podklady k cenotvorbe a podobne).

4. Objednávky môžu byť predkladané výlučne na predpísanom tlačive (v zmysle zásady jednotnosti). V určenej časti sa vyznačí, kto objednávku vystavil a meno objednávateľa. Ak je vyhotovený k objednávke prieskum trhu/interný prieskum k priamemu zadaniu, povinne je súčasťou objednávky. Zodpovedný zamestnanec vždy určí aspoň predpokladanú výšku hodnoty objednávky. Zodpovedný zamestnanec zároveň:

1. vystaví objednávku, vyhotoví základnú finančnú kontrolu a podpíše ju,
2. originál objednávky zasiela organizácii, v ktorej daný výkon objednáva,
3. druhú kópiu prikladá k došlej dodávateľskej faktúre pri potvrdzovaní vecnej správnosti fakturácie a tiež
4. uvedie číslo zmluvy alebo dodatku k zmluve, ak sa viaže objednávka na účinnú zmluvu (rámcové zmluvy, zmluvy o poskytovaní služieb, revízne zmluvy a podobne).

5. Objednávka (emailová, kamenný obchod, e-shopová, písomne alebo elektronicky vystavená) sa riadne zverejňuje na webovom sídle, a to do desiatich pracovných dní od jej vyhotovenia. Objednávku podpisuje vždy štatutár/vedúci zamestnanec.

6. Na každý príjem a výdaj peňazí z pokladnice musí byť vyhotovený pokladničný doklad. Pokladničné doklady sa vedú v priebehu roka v samostatnom číselnom rade, a to v pokladničnej knihe (pozn. autora: číselný rad môže byť prílohou vlastného Príkazu štatutára alebo internej smernice). Zodpovedný zamestnanec pokladnice realizuje zápisy v zmysle tohto Príkazu v pokladničnej knihe, a to formou ............... (pozn. autora: napríklad v ručnej forme, v ktorej sa denne ku koncu dňa vyčísľuje zostatok pokladničnej hotovosti). Zároveň zodpovedá za dodržiavanie pokladničného limitu (pozn. autora: napr. ustanovený na vami určenú sumu, napríklad 400 eur).

7. Príjmový pokladničný doklad sa vyhotovuje v čase prevzatia prostriedkov od tretej osoby dvojmo. Zamestnanec zodpovedá za podpísanie pokladničného dokladu treťou osobou. Pred zaznamenaním do pokladničnej knihy je zamestnancom vyhotovená základná finančná kontrola v zmysle tohto Príkazu štatutára spolu so zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je doklad odovzdaný na zaúčtovanie s podpisom účtovníčky/účtovníka a dátumom zaúčtovania a náležitosťami účtovného dokladu.

8. Doklad je bezodkladne podpísaný aj vedúcim zamestnancom/riaditeľom/starostom. Výdavkový pokladničný doklad sa vyhotoví a očísluje pred samotným výdavkom z pokladnice, a to dvojmo. V čase jeho vyhotovenia sa realizuje základná finančná kontrola zodpovedným zamestnancom a zamestnancom úseku rozpočtu. Následne je vykonaný zápis v pokladničnej knihe v príslušnej evidencii dokladu. Pred úhradou je doklad podpísaný (spolu s výkonom základnej finančnej kontroly zodpovedným vedúcim zamestnancom).

9. V prípade zakúpenia tovaru a podobne bez zálohy predloží príslušný zamestnanec po potvrdení vedúcim svojho úseku ........ zamestnancovi pokladnice na preplatenie výdavkový doklad. Následne prebehne formálna kontrola a vyhotovenie základnej finančnej kontroly. Súhlas s vyúčtovaním podpisuje vedúci zamestnanec alebo riaditeľ. Výdavok z pokladnice sa realizuje formou príslušného tlačiva s uvedením formálnych náležitostí a číselným značením. Drobný nákup sa realizuje v hotovosti na základe zálohy v maximálnej určenej sume (pozn.: napr. 200 eur). Drobný nákup je vyúčtovaný len na základe preukázateľného dokladu (príjmový pokladničný doklad, paragón, faktúra a podobne) na základe súhlasu príslušného vedúceho úseku/štatutára.

10. Pri výkone pracovnej činnosti môže vzniknúť situácia, že zamestnanec potrebuje k zabezpečeniu pracovných úloh určitú finančnú čiastku v hotovosti skôr, ako by mohol predložiť doklady na zúčtovanie výdavkov. V určitých odôvodnených prípadoch je príslušnými zákonnými ustanoveniami daná možnosť poskytnúť zamestnancovi zálohu na vyúčtovanie. Zodpovedný zamestnanec za úsek pokladnice má povinnosť viesť osobitnú operatívnu evidenciu o vyplatených zálohách a ich zúčtovaní. Ak zamestnanec prevzal zálohu na cestovné a cesta sa nekonala, je povinný zálohu vrátiť do pokladnice bez zbytočného odkladu po tom, čo mu bolo oznámené storno cestovného príkazu a uviesť na ňom dôvod.

Poskytovanie záloh sa v organizácii uskutočňuje na cestovné, preddavky a jednorazové preddavky, a to na základe odsúhlasenia príslušným vedúcim/štatutárom. Pred poskytnutím záloh je vykonaná základná finančná kontrola. Záloha sa poskytuje maximálne v sume ..... eur.

11. Každý dobropis súvisí s predchádzajúcou dodávateľskou faktúrou. Pracovné postupy pri jeho účtovnom spracovaní sú v zásade rovnaké ako postup určený pre spracovanie došlých faktúr. Zodpovedný zamestnanec za vecnú správnosť faktúry, na ktorú dobropis zaeviduje, si vo svojej operatívnej evidencii eviduje údaje dobropisu s cieľom sledovania limitov stanovených k čerpaniu finančných prostriedkov. Okrem týchto účtovných dokladov zodpovedá úsek učtárne za bankové účty a ich evidenciu a zber z podateľne a úsek miezd za interné doklady súvisiace so mzdovými záležitosťami (pozn. autora: rekapitulácie miezd, podklady ku mzdám a podobne).

Článok 3

Zásady vyraďovania majetku

1. Subjekt ......... prostredníctvom zamestnanca/úseku/sekcie ........... je povinný s prebytočným majetkom naložiť bez zbytočného odkladu, účelne
a s maximálnou hospodárnosťou v súlade s týmto predpisom a všeobecne záväznými právnymi predpismi.

2. Komisia navrhne spôsob naloženia s prebytočným majetkom, zabezpečí vykonanie ocenenia majetku, predloží tento návrh štatutárovi v lehote ................ Vedúci zamestnanci sú bezodkladne povinní oboznámiť s ponukou svojich zamestnancov.

3. Komisia je oprávnená pri predmetoch predaja špecifickej povahy, a to strojov, zariadení, motorových vozidiel, výpočtovej a kancelárskej techniky, s prihliadnutím
k dopytu zamestnancov po týchto predmetoch predaja navrhnúť maximálny počet kusov, o ktorých odkúpenie je jeden záujemca oprávnený požiadať, ako i maximálny
počet kusov, ktoré môže získať.

Článok 4

Určenie a umiestnenie vybraných účtovných a neúčtovných dokladov,

menovanie členov komisií

1. Prílohová časť tohto Príkazu štatutára č. .......... predstavuje a určuje vybrané účtovné a neúčtovné doklady do praxe nášho subjektu, a to v prílohách od č. ..... po č. .... (určí sa interne u vás).

2. Umiestnené sú spôsobom .......... (pozn. autora: napríklad intranetom, zdieľaným priečinkom a podobne).

3. Týmto príkazom sa zároveň menujú zamestnanci – členovia komisií, a to vyraďovacej a likvidačnej komisie (pozn.: prípadne i škodovej komisie) spolu so vzorom rozhodnutia o prebytočnosti/neupotrebiteľnosti majetku alebo druhu majetku (prílohy č. ... a .....).

Článok 5

Záverečné ustanovenia, účinnosť Príkazu štatutára

1. Príkaz štatutára je záväzný pre všetkých ...