Vzor

Smernica

o evidovaní a účtovaní zásob

Smernica o evidovaní a účtovaní zásob je spracovaná na podmienky subjektu verejnej správy ...... (pozn. autora: určí sa interne u vás) v zmysle novelizovaného zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a smernice č. ....... o obehu účtovných dokladov (pozn.: určí sa interne) s ohľadom na Organizačný poriadok subjektu ......., účinný od .......... a v nadväznosti na opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (pre samosprávu), respektíve opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/14522/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre štátne rozpočtové organizácie, štátne príspevkové organizácie a štátne účelové fondy (pre štátnu správu) s účinnosťou od 1. januára 2023 vrátane.

Článok I

Pôsobnosť smernice a vymedzenie zásob

1. Táto smernica určuje pravidlá a postup (ako vzorový do vašej praxe) disponovania so zásobami a materiálom v rámci subjektu verejnej správy/územnej samosprávy ............ (pozn. autora: určí sa u vás interne) ako účtovnej jednotky v sektore verejnej správy.

2. Účtovná jednotka pri vedení účtovníctva využíva programové vybavenie ............ (pozn.: uvedie sa bližšia špecifikácia podľa vlastných reálií). Programové vybavenie zahŕňa aj moduly, a to ........... a ............, za ktoré zodpovedá úsek/oddelenie ........ (pozn. autora: určí sa u vás interne). Zamestnanec, ktorý zodpovedá za zverené skladové zásoby, má riadne podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti (príloha č. 2 k tejto smernici ako vzor pre vás).

3. Orgán verejnej správy/územnej samosprávy ............. (pozn. autora: určí sa u vás interne) ako účtovná jednotka je povinný byť súčinný a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.

4. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania s majetkom, zásobami a materiálom podľa dohody o hmotnej zodpovednosti či spoločnej dohody o hmotnej zodpovednosti podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov a interných aktov.

5. Za zásoby sú v podmienkach nášho subjektu verejnej správy/územnej samosprávy ............ (pozn. autora: určí sa u vás interne) i organizačných zložiek považované:

a) materiál

Materiálom sa rozumejú spravidla kancelárske potreby, tlačiarenské materiály, knihy a tlačoviny, brožúry a zborníky, drobné reklamné predmety, materiál zabezpečujúci drobné opravy budovy, pohonné hmoty, obaly, ochranné pracovné prostriedky, drobný dlhodobý hmotný majetok v ocenení do ........... eur (pozn.: určí sa interne v tejto časti alebo v prílohovej časti smernice), o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom.

b) nedokončená výroba

Nedokončenou výrobou sú produkty, ktoré už prešli jedným alebo niekoľkými výrobnými stupňami v organizačnej zložke/úseku ..... (pozn.: ak je to relevantné).

c) polotovary vlastnej výroby

Polotovarmi vlastnej výroby sú oddelene evidované produkty, ktoré ešte neprešli všetkými výrobnými stupňami a musia sa dokončiť alebo skompletizovať do finálnych výrobkov spôsobom .......... (pozn.: presné vymedzenie polotovarov vlastnej výroby v účtovnej jednotke).

d) tovar

Tovarom je všetko, čo účtovná jednotka nakupuje s cieľom predaja. Tovarom sú aj výrobky vlastnej výroby, ktoré sa aktivovali a odovzdali do vlastnej predajne (pozn. autora: uvedené sa upraví podľa vlastných reálií a relevancií).

Pozn. autora: Zásady pre postup evidovania zásob si účtovná jednotka stanoví v tejto smernici. Tu si určí aj spôsob, ako bude účtovať o oceňovacích rozdieloch a akú formu oceňovania zásob pri úbytku použije (pozn. autora: v praxi ide o vážený aritmetický priemer alebo FIFO metódu).

Článok II

Postup pri disponovaní s materiálom
a skladovými zásobami, oceňovanie zásob

1. Materiál charakteru drobného majetku, ktorý je/nie je (pozn.: určí sa interne) účtovaný na podsúvahových účtoch alebo evidovaný v operatívnej evidencii, sa účtuje na sklad zásob na základe príjemky a výdajky, ktorú vystavuje zodpovedný zamestnanec skladu. V prípadoch, kedy je materiál ihneď po obstaraní spotrebovávaný alebo začne jeho užívanie skôr, ako by sa dostal na skladové miesto a bolo by len formálne jeho naskladnenie (vystavením príjemky) a vyskladnenie (vystavením výdajky), sa môže účtovať priamo do spotreby. O tom, s ohľadom na prevádzkové potreby subjektu, rozhodne a zodpovedá ........ (pozn.: zodpovedný zamestnanec alebo príslušná organizačná zložka alebo úsek či oddelenie vášho subjektu, štatutárny orgán alebo vedúci zamestnanec) pri likvidácii dokladu k nákupu materiálu. Nákup a výdaj ochranných pracovných pomôcok zabezpečuje podľa požiadaviek organizačných zložiek zamestnanec skladu materiálových zásob so súhlasom ......... (pozn.: určí sa interne).

2. V skladoch prebieha spracovanie automatizovanou formou ....... alebo spôsobom (pozn.: určí sa interne). Príjemku na sklad vystavuje zodpovedný skladník ......... a prikladá ju k faktúre, ktoré spracuje oddelenie ............ (pozn.: určí sa interne) ako obstaranie tovaru, resp. materiálu. Zodpovední zamestnanci po ukončení mesiaca vykonajú uzávierku a integráciu údajov prideleného skladu do účtovníctva, kde podľa príslušných kódov prebehne automatická účtovná predkontácia. Súčasťou týchto podkladov v prípade výdaja drobného hmotného majetku alebo majetku, ktorý má byť evidovaný v operatívnej evidencii, je aj jedno z originálnych vyhotovení výdajky, na základe ktorého oddelenie/úsek alebo zamestnanec agendy/evidencie majetku následne tento majetok zaeviduje a uvedie na výdajke inventárne číslo, pod ktorým bude ...