Zákon o cestovných náhradách umožňuje zamestnancovi použiť na pracovnej ceste aj iné motorové vozidlo ako vozidlo zamestnávateľa, ale len po písomnej dohode so zamestnávateľom.

Zamestnancovi v takýchto prípadoch patrí:

• základná náhrada za každý kilometer jazdy v ustanovenej výške a
• náhrada za spotrebované pohonné látky podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby uvedenej v technickom preukaze alebo v osvedčení o evidencii motorového vozidla. Pri výpočte sa uplatňuje cena pohonných látok s DPH, pretože zamestnávateľ nárok na odpočet DPH nemá.

Poskytnuté náhrady v súlade so zákonom o cestovných náhradách u zamestnanca nie sú predmetom dane, u zamestnávateľa sú daňovým výdavkom.

Poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení pri pracovných cestách upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Základné pravidlá pre poskytovanie náhrad pri používaní cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách a spôsob ich výpočtu ustanovuje § 7 zákona.

Zamestnanec môže po dohode so zamestnávateľom na pracovnú cestu použiť aj cestné motorové vozidlo iné ako vozidlo zamestnávateľa. Zákon o cestovných náhradách nevymedzuje vlastníctvo cestného motorového vozidla. Môže ísť o vozidlo vo vlastníctve zamestnanca, jeho manžela/manželky, prípadne vozidlo požičané, ktoré je vo vlastníctve inej fyzickej alebo právnickej osoby. Zákon neukladá zamestnávateľovi povinnosť overiť, či zamestnanec má oprávnenie riadiť motorové vozidlo, či je vozidlo poistené.

Pri dohode zamestnávateľa a zamestnanca o použití cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste zákon stanovuje písomnú formu dohody. V dohode môže zamestnávateľ stanoviť zákonom stanovené podmienky pracovnej cesty aj osobitné podmienky. Zákon nestanovuje obsah ani formu dohody. Dohoda by mala obsahovať identifikáciu účastníkov dohody, identifikáciu cestného motorového vozidla, ktoré zamestnanec na pracovnej ceste použije. Prílohou dohody by mala byť kópia technického preukazu alebo osvedčenia o evidencii motorového vozidla.

V praxi sa dohoda môže realizovať:

• ako samostatná písomná dohoda o použití cestného motorového vozidla na pracovnej ceste,
• ako súčasť cestovného príkazu, v ktorom zamestnávateľ stanovuje zákonom stanovené podmienky pracovnej cesty aj osobitné podmienky, na znak dohody takýto cestovný príkaz musí podpísať aj zamestnanec.

Z písomnej dohody musí byť zrejmé, na žiadosť koho sa dohoda o použití cestného motorového vozidla uzatvorila, t. j. či na žiadosť zamestnanca, alebo na žiadosť zamestnávateľa. Táto skutočnosť je rozhodujúca pre určenie nároku a rozsahu náhrad za použitie motorového vozidla. Pri určovaní podmienok pracovnej cesty a uzatváraní dohody o použití motorového vozidla sa zamestnávateľ so zamestnancom môže písomne dohodnúť aj na náhrade za ...