SMERNICA

upravujúca záväzné postupy pri uplatňovaní zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Článok 1

Všeobecné ustanovenia

1. Účelom tejto smernice je pri uplatňovaní zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) definovať práva a povinnosti, zodpovednosť, spôsob kontroly a postupy verejného obstarávateľa pri zadávaní zákaziek na dodanie tovaru, poskytnutie služby a uskutočnenie stavebných prác vo verejnom obstarávaní a pri uzatváraní zmlúv.
2. Postupy a pravidlá verejného obstarávania popísané touto smernicou sú záväzné pre všetkých zamestnancov ............................, zamestnancov rozpočtových a príspevkových organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti ................................., zamestnancov právnických osôb založených .................................v prípade, ak pre tieto organizácie a spoločnosti vykonáva verejné obstarávanie ................................podľa tejto Smernice.
3. Zodpovednosť za proces verejného obstarávania v podmienkach ............................(ďalej len ...................) zabezpečuje štatutárny orgán –.......................... (ďalej len „verejný obstarávateľ“) v súlade s platným zákonom, aktuálnymi vyhláškami a na základe Plánu verejného obstarávania na príslušný rozpočtový rok.
4. Verejný obstarávateľ po nadobudnutí účinnosti zákona o štátnom rozpočte a na základe schváleného rozpočtu spracuje plán verejného obstarávania na príslušný rozpočtový rok.
5. Verejný obstarávateľ zodpovedá za verejné obstarávanie, presadzuje pri obstarávaní zákaziek dodržiavanie zákona, dodržiavanie základných princípov verejného obstarávania, ako sú: rovnaké zaobchádzanie, nediskriminácia hospodárskych subjektov, princíp transparentnosti, proporcionality a princíp hospodárnosti a efektívnosti, zabezpečuje primeranosť vynaložených nákladov na obstaranie predmetu zákazky.
6. Verejné obstarávanie za ................. vykonáva splnomocnený zamestnanec verejným obstarávateľom. Zamestnancovi, ktorý bude zabezpečovať verejné obstarávanie prostredníctvom elektronického trhoviska, bude vyhotovené osobitné písomné poverenie.
7. Pred vykonaním verejného obstarávania je zamestnanec, ktorý iniciuje proces verejného obstarávania, povinný vyplniť žiadanku na verejné obstarávanie a opatriť ju podpismi dotknutých osôb.
8. Verejný obstarávateľ v oblasti verejného obstarávania spolupracuje s externým poskytovateľom služby, ktorý má oprávnenie poskytovať služby vo verejnom obstarávaní a má dostatočné skúsenosti vo verejnom obstarávaní (ďalej len „externá spoločnosť“). Externá spoločnosť pri poskytovaní služieb pre verejného obstarávateľa je povinná dodržiavať interné akty riadenia verejného obstarávateľa a pri svojej činnosti plniť a postupovať v súlade so zákonom a podpísanou mandátnou zmluvou.
9. Vnútornú kontrolu dodržiavania zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov a tejto Smernice vykonáva hlavný kontrolór ..................

Článok 2

Vymedzenie základných pojmov v súlade so zákonom

1. Verejným obstarávaním sú pravidlá a postupy podľa zákona, ktorými sa zadávajú zákazky na dodanie tovaru, zákazky na uskutočnenie stavebných prác, zákazky na poskytnutie služieb, súťaž návrhov, zadávanie koncesií na stavebné práce, zadávanie koncesií na služby a správu vo verejnom obstarávaní.

2. Verejný obstarávateľ: Zákon v § 7 ods. 1 vymedzuje okruh subjektov, tzv. klasický sektor – verejných obstarávateľov, na ktorých sa vzťahuje povinné uplatňovanie zákona, a to bez ohľadu na pôvod finančných prostriedkov (či už z vlastných zdrojov, alebo zo zdrojov verejného rozpočtu).

3. Plán verejného obstarávania na rozpočtový rok je základným dokumentom verejného obstarávania. Plán verejného obstarávania je plánovací dokument na koordináciu verejného obstarávania, ktorý obsahuje súhrn tovarov, služieb a stavebných prác obstarávaných v príslušnom rozpočtovom roku alebo počas platnosti zmluvy. Určuje jednotlivé zákazky, množstvá a predpokladané hodnoty zákaziek, určuje postupy, metódy a lehoty na prípravu a realizáciu verejného obstarávania, typy zmlúv, ich platnosť a lehoty plnenia v nadväznosti na prioritu verejného obstarávania.

4. Predpokladaná hodnota zákazky (ďalej len „PHZ“) sa určí prioritne na základe údajov a informácií o zákazkách na rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky. Ak nie sú k dispozícii údaje o rovnakom alebo porovnateľnom nákupe, určí sa predpokladaná hodnota na základe údajov získaných prieskumom trhu s požadovaným plnením, prípravnou trhovou konzultáciou alebo na základe údajov získaných iným vhodným spôsobom (výber informácií z katalógov, elektronických katalógov a pod.). Predpokladaná hodnota je platná v čase začatia postupu zadávania zákazky.

Dokument so stanovenou PHZ je povinnou súčasťou dokumentácie z verejného obstarávania.

5. Zákon stanovuje v súvislosti so stanovením PHZ taktiež zákaz rozdeliť zákazku, teda stanoviť jej predpokladanú hodnotu tak, aby sa vôbec neaplikoval zákon, resp. pravidlá a postupy ním stanovené alebo aby sa použili nižšie finančné limity a menej prísne postupy zadávania zákazky. Účelové rozdelenie zákazky predstavuje jedno z najzávažnejších porušení zákona, keďže pri nižšej predpokladanej hodnote zákazky je predpoklad, že sa o publikácii zákazky dozvie užší okruh hospodárskych subjektov, čo môže v konečnom dôsledku nepriaznivo pôsobiť na hospodársku súťaž.

Posúdenie, či ide o nedovolené rozdelenie zákazky, je potrebné odvodzovať od konkrétnych okolností uvádzaného prípadu, pričom sa zohľadňuje najmä časová, miestna a vecná (funkčná) súvislosť jednotlivých zákaziek. Časová súvislosť znamená najmä rovnaké, prípadne časovo blízke obdobie vyhlásenia, resp. uskutočnenia zadávania zákaziek a uzavretia zmlúv, či rovnakú alebo podobnú lehotu plnenia zákazky. Miestna súvislosť znamená najmä miesto plnenia zákazky. Vecná či funkčná súvislosť spočíva predovšetkým v posúdení skutočnosti, či predmetom zákaziek je plnenie rovnakého či podobného charakteru, ktoré je charakteristické pre zadávanie jednej zákazky ako celku, v ktorej podľa konkrétnych možností trhu a so zachovaním princípov zadávania zákaziek sa môže verejný obstarávateľ rozhodnúť obstarávať podobné zákazky v jednej zákazke rozdelenej na samostatné časti, pričom umožní predkladať ponuky na jednu alebo viacero z týchto častí.

6. Okrem správneho stanovenia PHZ je povinné aj zdokumentovanie tohto postupu v súlade s princípom transparentnosti, ktorý v tomto kontexte má garantovať, že verejný obstarávateľ vie presvedčivo a objektívne preukázať, ako určil výšku PHZ.

7. Základnou a povinnou obsahovou náležitosťou súťažných podkladov je opis predmetu zákazky, ktorý musí byť opísaný jednoznačne, úplne a nestranne na základe technických požiadaviek. Nedostatočne, neúplne a nepresne opísaný predmet zákazky má vplyv na kvalitu predkladaných ponúk, spôsob tvorby ceny a v neposlednom rade aj na samotné plnenie na základe zmluvy uzavretej v rámci procesu verejného obstarávania.

8. Zákazka – pojem zákazka je jeden z kľúčových pojmov verejného obstarávania. Ide o dvojstranný alebo viacstranný odplatný zmluvný vzťah na dodanie tovaru, poskytnutie služby alebo uskutočnenie stavebných prác, v ktorom objednávateľom je verejný obstarávateľ a dodávateľom je úspešný uchádzač – teda akýkoľvek hospodársky subjekt, ktorý predložil najlepšiu ponuku a súčasne spĺňa všetky vopred stanovené požiadavky objednávateľa (podmienky účasti, ako aj požiadavky na predmet zákazky).

1. Zákazka na dodanie tovaru je zákazka, ktorej predmetom je kúpa, lízing, kúpa tovaru na splátky alebo prenájom tovaru s možnosťou odkúpenia alebo bez možnosti odkúpenia; môže zahŕňať aj činnosti spojené s umiestnením a montážou tovaru.
2. Za zákazku na uskutočnenie stavebných prác sa považuje zákazka, ktorá zahŕňa vypracovanie projektovej dokumentácie vrátane uskutočnenia stavebných prác alebo zákazka, ktorej predmetom je len uskutočnenie stavebných prác. Stavebnými prácami sa na účely zákona považujú činnosti obsiahnuté v oddiele 45 Hlavného slovníka Spoločného slovníka obstarávania. Za zákazku na uskutočnenie stavebných prác sa považuje aj zákazka zahŕňajúca vypracovanie projektovej dokumentácie vrátane zhotovenia stavby alebo zákazka, ktorej predmetom je len zhotovenie stavby. Stavbou je na účely zákona výsledok stavebných prác alebo stavebných prác a inžinierskych služieb ako celku, ktorý spĺňa ekonomickú funkciu alebo technickú funkciu.
3. Zákazka na poskytnutie služby je zákazka, ktorej predmetom je všetko ostatné, čo nie je tovarom alebo stavebnou prácou. Klasifikáciu služieb je možné v Spoločnom slovníku obstarávania (CPV) nájsť v oddieloch 50 a vyššie, ale zároveň o službu pôjde aj v prípade, ak táto nie je uvedená vo výpočte služieb v Spoločnom slovníku obstarávania (CPV) a súčasne nejde ani o tovar alebo stavebnú prácu.
4. Zákazka financovaná z fondov EÚ – zákazka, pri ktorej zo Zmluvy vyplýva, že plnenie je financované zo zdrojov fondov EÚ alebo obdobných finančných nástrojov (napr. Švajčiarsky finančný mechanizmus a Finančný mechanizmus EHP a Nórsky finančný mechanizmus).
5. Civilná zákazka je zákazka na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác alebo na poskytnutie služby, ktorá nie je zákazkou v oblasti obrany a bezpečnosti. Zákazka je civilná nadlimitná, podlimitná alebo zákazka s nízkymi hodnotami podľa § 117 ZVO, v závislosti od jej predpokladanej hodnoty.

9. Rámcová dohoda predstavuje uzavretú kontraktačnú platformu, ktorú možno uzavrieť najviac na štyri roky. Pri uzatváraní rámcovej dohody zvyčajne nie je známy presný rozsah zákaziek, ktoré sa budú na jej základe zadávať (na obstaranie takéhoto typu zákaziek je rámcová dohoda určená) – rámcová dohoda stanovuje, ak je to možné, predpokladané množstvo predmetu zákazky , avšak na proces jej uzatvárania sa vzťahujú tie isté pravidlá ako na zákazky s presne definovaným obsahom aj rozsahom. Rámcová dohoda sa končí uplynutím času, na ktorý bola uzatvorená, alebo za podmienok uvedených v rámcovej dohode. Rámcová dohoda sa teda končí podľa tej udalosti, ktorá nastane skôr.

Zákazky na základe rámcovej dohody je možné zadať počas trvania rámcovej dohody, pričom trvanie zákaziek zadaných na základe rámcovej dohody môže presiahnuť trvanie rámcovej dohody. Zákazky zadávané na základe rámcovej dohody, ktorých trvanie presiahne trvanie rámcovej dohody, možno zadať na obdobie, ktoré je primerané, a to najmä s ohľadom na dĺžku trvania obdobných zákaziek zadávaných na základe tej istej rámcovej dohody.

10. Uzavretie zmluvy, rámcovej dohody a koncesnej zmluvy: Verejný obstarávateľ nesmie uzavrieť zmluvu alebo rámcovú dohodu s uchádzačom alebo uchádzačmi, ktorí majú povinnosť zapisovať sa do registra partnerov verejného sektora a nie sú zapísaní v registri partnerov verejného sektora alebo ktorých subdodávatelia alebo subdodávatelia podľa osobitného predpisu, ktorí majú povinnosť zapisovať sa do registra partnerov verejného sektora a nie sú zapísaní v registri partnerov verejného sektora (§ 11 zákona o verejnom obstarávaní). V praxi to znamená, že každým novým partnerom verejného sektora, ktorým je akákoľvek fyzická alebo právnická osoba, ktorá prijíma peňažné prostriedky, majetok alebo iné majetkové práva z verejných zdrojov (napr. zo štátneho a obecných rozpočtov, eurofondov vrátane štátnej pomoci), sa pred podpisom zmluvy musí registrovať do registra partnerov verejného sektora. Verejný obstarávateľ má povinnosť kontrolovať, či má dodávateľ zápis v uvedenom registri, ak nastanú podmienky pre tento zápis: Zmluva s jednorazovým plnením nad 100 000 € s DPH a kumulatívne za obdobie 1 kalendárny rok nad 250 000 € s DPH.

11. Zmena zmluvy, rámcovej dohody počas ich trvania. Zmluvu, rámcovú dohodu alebo koncesnú zmluvu možno zmeniť počas jej trvania bez nového verejného obstarávania aj vtedy, ak hodnota všetkých zmien je nižšia ako finančný limit podľa § 5 ods. 2 (nadlimitná zákazka), ak ide o zmluvu a rámcovú dohodu alebo podľa § 5 ods. 7, ak ide o koncesnú zmluvu a zároveň je nižšia ako:

1. 15 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
2. 10 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo na poskytnutie služby alebo
3. 10 % hodnoty pôvodnej koncesnej zmluvy, ak ide o koncesiu.

12. Pojmy zhotoviteľ, dodávateľ a poskytovateľ služieb je možné zahrnúť pod jednotný pojem hospodársky subjekt. Hospodársky subjekt, ktorý predloží ponuku, sa na účely zákona označuje ako uchádzač. Hospodársky subjekt, ktorý má záujem o účasť vo verejnom obstarávaní, sa na účely zákona označuje ako záujemca.

13. Evidencia referencií je informačný systém verejnej správy, ktorého správcom je úrad a v ktorom sa vedú referencie od verejných obstarávateľov. Referenciou na účely zákona je elektronický dokument obsahujúci potvrdenie o dodaní tovaru, uskutočnení stavebných prác alebo poskytnutí služby.

Verejný obstarávateľ je povinný vyhotoviť referenciu do 10 dní od doručenia žiadosti dodávateľa o vyhotovenie referencie, ak:

1. ide o zákazku s nízkou hodnotou,
2. ide o zákazku, na ktorú sa nevzťahuje tento zákon.

14. Profil verejného obstarávateľa zriadený v elektronickom úložisku vo Vestníku verejného obstarávania na stránke Úradu pre verejné obstarávanie je jedným z transparentných nástrojov verejného obstarávania, ktorý informuje o základných skutočnostiach týkajúcich sa priebehu verejného obstarávania.

• verejný obstarávateľ je povinný uverejniť v profile súhrnnú správu o zákazkách s nízkymi hodnotami, ktoré zadal za obdobie kalendárneho štvrťroka do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka, v ktorej pre každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky a identifikáciu dodávateľa. Verejný obstarávateľ je povinný zverejňovať v profile súhrnné správy o všetkých zákazkách s nízkou hodnotou. Úrad uvádza, že je možné aj duálne zverejňovanie, to znamená, že pri súhrnných správach je tiež možné využiť odkaz na profile na inú webovú stánku, na ktorej sa informácie o zadaných zákazkách (zmluvy, objednávky) nachádzajú (napr. Centrálny register zmlúv, stránka obce, mesta, príspevkovej a rozpočtovej organizácie);
• verejný obstarávateľ je povinný zverejňovať štvrťročne v profile súhrnnú správu o zákazkách podľa § 109 a § 110 (zákazky bežne dostupné na trhu, obchodovanie prostredníctvom elektronického trhoviska). Správu automaticky generuje informačný systém EKS;
• verejný obstarávateľ je povinný do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka uverejniť v profile súhrnnú správu o zmluvách so zmluvnými cenami vyššími ako 1 000 eur, ktoré uzavreli za obdobie kalendárneho štvrťroka a na ktoré sa podľa § 1 ods. 2 až 14 nevzťahuje tento zákon. Verejný obstarávateľ v súhrnnej správe za každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky, identifikáciu zmluvnej strany, s ktorou bola zmluva uzatvorená, a ustanovenie § 1 ods. 2 až 14, na základe ktorého bola zmluva uzavretá. Verejný obstarávateľ nie je povinný v súhrnnej správe podľa prvej vety uviesť zmluvy, ktoré boli zverejnené v Centrálnom registri zmlúv. Verejný obstarávateľ pri určení, ktorých zmlúv sa týka povinnosť uviesť ich v súhrnnej správe podľa § 10 ods. 10 zákona o verejnom obstarávaní, vychádza z celkovej ceny stanovenej v zmluve s DPH (platí pre neplatiteľa DPH). Verejný obstarávateľ je povinný v súhrnnej správe uvádzať nielen zmluvy, ale aj objednávky, pri ktorých je zmluvná cena vyššia ako 1 000 eur s DPH. Pri rámcových dohodách úrad uvádza, že je na zvážení verejného obstarávateľa, či uvedie rámcovú dohodu ako celok a zároveň uvedie aj jednotlivé čiastkové plnenia z predmetnej zmluvy. Úrad uvádza, že verejný obstarávateľ by mal v záujme zvýšenia transparentnosti uviesť pri jednotlivých čiastkových plneniach aj identifikáciu rámcovej dohody.

15. Elektronické trhovisko je informačný systém verejnej správy, ktorý slúži na zabezpečenie ponuky a nákupu tovarov alebo služieb bežne dostupných na trhu, okrem služby, ktorej predmetom je intelektuálne plnenie, a to aukčným postupom, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností. Správcom elektronického trhoviska je Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. Prostredníctvom elektronického trhoviska je možné verejnou súťažou zadávať aj nadlimitné zákazky na dodanie tovarov a poskytnutie služieb bežne dostupných na trhu a elektronické trhovisko je možné použiť aj pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou.

Určujúcim faktorom z hľadiska použitia elektronického trhoviska pri zadávaní podlimitnej zákazky a zákaziek s nízkou hodnotou je bežná dostupnosť tovarov a služieb na trhu.

Bežne dostupnými tovarmi, službami na trhu na účely zákona sú tovary, služby, ktoré:

• nie sú vyrábané, dodávané alebo poskytované na základe špecifických a pre daný prípad jedinečných požiadaviek,
• sú ponúkané v podobe, v ktorej sú bez väčších úprav ich vlastností alebo prvkov aj dodané, poskytnuté a zároveň
• sú spravidla v podobe, v akej sú dodávané, poskytované pre verejného obstarávateľa, dodávané, poskytované aj pre spotrebiteľov a iné osoby na trhu.

16. Na vyhodnotenie ponúk vo verejnom obstarávaní je potrebné stanoviť objektívne kritériá na ich vyhodnotenie, ktoré súvisia s predmetom zákazky. Musia byť vždy určené jednoznačne, jednoznačne musí byť uvedený obsah určeného kritéria, aby bolo zabezpečené, že v rámci predložených ponúk budú tieto kritériá porovnateľné, a teda aj vyhodnotiteľné.

Jednotlivé kritériá na vyhodnotenie ponúk:

1. najlepší pomer ceny a kvality,
2. náklady použitím prístupu nákladovej efektívnosti, najmä ...