SMERNICA

upravujúca záväzné postupy pri uplatňovaní zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Článok 1

Všeobecné  ustanovenia

1)      Účelom tejto smernice je pri uplatňovaní zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon“) definovať práva a povinnosti, zodpovednosť, spôsob kontroly a postupy verejného obstarávateľa pri zadávaní zákaziek na dodanie tovaru, poskytnutie služby a uskutočnenie stavebných prác vo verejnom obstarávaní a pri uzatváraní zmlúv.

2)      Postupy a pravidlá verejného obstarávania popísané touto smernicou sú záväzné pre všetkých zamestnancov ............................................................... (ďalej len „............“).

3)      Zodpovednosť za proces verejného obstarávania v podmienkach organizácie zabezpečuje štatutárny orgán –....................................... (ďalej len „verejný obstarávateľ“) v súlade s platným zákonom, aktuálnymi vyhláškami a na základe Plánu verejného obstarávania na príslušný rozpočtový (kalendárny) rok.

4)      Verejný obstarávateľ po nadobudnutí účinnosti zákona o štátnom rozpočte a na základe schváleného rozpočtu organizácie  spracuje plán verejného obstarávania na príslušný rozpočtový (kalendárny) rok.

5)      Verejný obstarávateľ zodpovedá za verejné obstarávanie, presadzuje pri nákupoch dodržiavanie základných princípov verejného obstarávania, ako sú: rovnaké zaobchádzanie, nediskriminácia hospodárskych subjektov, princíp transparentnosti, proporcionality a princíp hospodárnosti a efektívnosti, zabezpečuje primeranosť vynaložených nákladov na obstaranie predmetu zákazky.

6)      Verejné obstarávanie za organizáciu vykonávajú zamestnanci .....................................................(ďalej len „................“).

Zamestnanec, ktorý bude zabezpečovať verejné obstarávanie prostredníctvom elektronického trhoviska, bude mať na tento účel vyhotovené osobitné písomné poverenie od štatutára organizácie.

7)      Pred vykonaním verejného obstarávania je zodpovedný zamestnanec za verejné obstarávanie povinný preveriť, či finančné prostriedky na verejné obstarávanie sú súčasťou schváleného rozpočtu (plánu).

8)       Verejný obstarávateľ v oblasti verejného obstarávania spolupracuje s externým poskytovateľom služby, ktorý má oprávnenie poskytovať služby vo verejnom obstarávaní a má dostatočné skúsenosti vo verejnom obstarávaní (ďalej len „externá spoločnosť“). Externá spoločnosť pri poskytovaní služieb pre verejného obstarávateľa je povinná dodržiavať interné akty riadenia verejného obstarávateľa a pri svojej činnosti plniť a postupovať v súlade so zákonom a podpísanou mandátnou zmluvou.

9)       Vnútornú kontrolu dodržiavania zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov a tejto Smernice vykonáva hlavný kontrolór mesta.

Článok 2

Vymedzenie základných pojmov v súlade so zákonom

1)      Verejným obstarávaním sú pravidlá a postupy podľa zákona, ktorými sa zadávajú zákazky na dodanie tovaru, zákazky na uskutočnenie stavebných prác, zákazky na poskytnutie služieb, koncesie a súťaž návrhov.

2)      Verejný obstarávateľ – zákon v § 7 ods. 1 vymedzuje okruh subjektov, tzv. klasický sektor – verejných obstarávateľov, na ktorých sa vzťahuje povinné uplatňovanie zákona, a to bez ohľadu na pôvod finančných prostriedkov (či už z vlastných zdrojov, alebo zo zdrojov verejného rozpočtu).

3)      Plán verejného obstarávania na rozpočtový rok je základným dokumentom verejného obstarávania. Plán verejného obstarávania je plánovací dokument na koordináciu verejného obstarávania, ktorý obsahuje súhrn tovarov, služieb a stavebných prác obstarávaných v príslušnom rozpočtovom roku alebo počas platnosti zmluvy. Určuje jednotlivé zákazky, množstvá a predpokladané hodnoty zákaziek, určuje postupy, metódy a lehoty na prípravu a realizáciu verejného obstarávania, typy zmlúv, ich platnosť a lehoty plnenia v nadväznosti na prioritu verejného obstarávania.

4)      Predpokladaná hodnota zákazky (ďalej len „PHZ“) sa určí prioritne na základe údajov a informácií o zákazkách na rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky. Ak nie sú k dispozícii údaje o rovnakom alebo porovnateľnom nákupe, určí sa predpokladaná hodnota na základe údajov získaných prieskumom trhu s požadovaným plnením alebo na základe údajov získaných iným vhodným spôsobom (výber informácií z katalógov, elektronických katalógov a pod.). Predpokladaná hodnota je platná v čase začatia postupu zadávania zákazky. Dokument so stanovenou PHZ je povinnou súčasťou dokumentácie z verejného obstarávania.

Zákon stanovuje v súvislosti so stanovením PHZ taktiež zákaz rozdeliť zákazku, teda stanoviť jej predpokladanú hodnotu tak, aby sa vôbec neaplikoval zákon, resp. pravidlá a postupy ním ustanovené alebo aby sa použili nižšie finančné limity a menej prísne postupy zadávania zákazky. Účelové rozdelenie zákazky predstavuje jedno z najzávažnejších porušení zákona.

Okrem správneho stanovenia PHZ je povinné aj zdokumentovanie tohto postupu v súlade s princípom transparentnosti, ktorý v tomto kontexte má garantovať, že verejný obstarávateľ vie presvedčivo a objektívne preukázať, ako určil výšku PHZ.

5)      Základnou a povinnou obsahovou náležitosťou súťažných podkladov je opis predmetu zákazky, ktorý musí byť opísaný jednoznačne, úplne a nestranne na základe technických požiadaviek. Nedostatočne, neúplne a nepresne opísaný predmet zákazky má vplyv na kvalitu predkladaných ponúk, spôsob tvorby ceny a v neposlednom rade aj na samotné plnenie na základe zmluvy uzavretej v rámci procesu verejného obstarávania.

6)      Zákazka – pojem zákazka je jeden z kľúčových pojmov verejného obstarávania. Ide o dvojstranný alebo viacstranný odplatný zmluvný vzťah na dodanie tovaru, poskytnutie služby alebo uskutočnenie stavebných prác, v ktorom objednávateľom je verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ a dodávateľom je úspešný uchádzač – teda akýkoľvek hospodársky subjekt, ktorý predložil najlepšiu ponuku a súčasne spĺňa všetky vopred stanovené požiadavky objednávateľa (podmienky účasti, ako aj požiadavky na predmet zákazky).

1. Zákazka na dodanie tovaru je zákazka, ktorej predmetom je kúpa, lízing, kúpa tovaru na splátky alebo prenájom tovaru s možnosťou odkúpenia alebo bez možnosti odkúpenia; môže zahŕňať aj činnosti spojené s umiestnením a montážou tovaru.
2. Za zákazku na uskutočnenie stavebných prác sa považuje zákazka, ktorá zahŕňa vypracovanie projektovej dokumentácie vrátane uskutočnenia stavebných prác, alebo zákazka, ktorej predmetom je len uskutočnenie stavebných prác. Stavebnými prácami sa na účely zákona považujú činnosti obsiahnuté v oddiele 45 Hlavného slovníka Spoločného slovníka obstarávania.Za zákazku na uskutočnenie stavebných prác sa považuje aj zákazka zahŕňajúca vypracovanie projektovej dokumentácie vrátane zhotovenia stavby alebo zákazka, ktorej predmetom je len zhotovenie stavby. Stavbou je na účely zákona výsledok stavebných prác alebo stavebných prác a inžinierskych služieb ako celku, ktorý spĺňa ekonomickú funkciu alebo technickú funkciu.
3. Zákazka na poskytnutie služby je zákazka, ktorej predmetom je všetko ostatné, čo nie je tovarom alebo stavebnou prácou. Klasifikáciu služieb je možné v Spoločnom slovníku obstarávania (CPV) nájsť v oddieloch 50 a vyššie, ale zároveň o službu pôjde aj v prípade, ak táto nie je uvedená vo výpočte služieb v Spoločnom slovníku obstarávania (CPV) a súčasne nejde ani o tovar alebo stavebnú prácu.
4. Zákazka financovaná z fondov EÚ – zákazka, pri ktorej zo Zmluvy vyplýva, že plnenie je financované zo zdrojov fondov EÚ alebo obdobných finančných nástrojov (napr. Švajčiarsky finančný mechanizmus a Finančný mechanizmus EHP a Nórsky finančný mechanizmus).
5. Civilná zákazka je zákazka na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác alebo na poskytnutie služby, ktorá nie je zákazkou v oblasti obrany a bezpečnosti.
6. Zákazka je civilná nadlimitná, podlimitná alebo zákazka s nízkymi hodnotami podľa § 117 ZVO, v závislosti od jej predpokladanej hodnoty.

7)      Rámcová dohoda predstavuje uzavretú kontraktačnú platformu, ktorú možno uzavrieť najviac na štyri roky. Pri uzatváraní rámcovej dohody zvyčajne nie je známy presný rozsah zákaziek, ktoré sa budú na jej základe zadávať (na obstaranie takéhoto typu zákaziek je rámcová dohoda určená) – rámcová dohoda stanovuje len predpokladané množstvo, avšak na proces jej uzatvárania sa vzťahujú tie isté pravidlá ako na zákazky s presne definovaným obsahom aj rozsahom. Rámcová dohoda sa končí uplynutím času, na ktorý bola uzatvorená alebo za podmienok uvedených v rámcovej dohode. Rámcová dohoda sa teda končí podľa tej udalosti, ktorá nastane skôr.

8)      Uzavretie zmluvy, rámcovej dohody a koncesnej zmluvy

Verejný obstarávateľ nesmie uzavrieť zmluvu alebo rámcovú dohodu s uchádzačom alebo uchádzačmi, ktorí majú povinnosť zapisovať sa do registra partnerov verejného sektora a nie sú zapísaní v registri partnerov verejného sektora alebo ktorých subdodávatelia alebo subdodávatelia podľa osobitného predpisu, ktorí majú povinnosť zapisovať sa do registra partnerov verejného sektora,  nie sú zapísaní v registri partnerov verejného sektora (§ 11 zákona o verejnom obstarávaní).

V praxi to znamená, že každý nový partner verejného sektora, ktorým je akákoľvek fyzická alebo právnická osoba, ktorá prijíma peňažné prostriedky, majetok alebo iné majetkové práva z verejných zdrojov (napr. zo štátneho a obecných rozpočtov, eurofondov vrátane štátnej pomoci), sa pred podpisom zmluvy musí registrovať do novozriadeného registra partnerov verejného sektora.

V prípade, ak po uzavretí Zmluvy zodpovedná osoba zistí, že Dodávateľ nemá zápis v registri, je dobré ho prostredníctvom mailovej komunikácie požiadať o čestné prehlásenie v nasledovnom znení:

„Vzhľadom na uzavretie zmluvy v systéme EKS č. XXXXXX sme zistili, že nie ste zaregistrovaný v Registri partnerov verejného sektora a taktiež nemáte v Centrálnom registri zmlúv vedenom úradom vlády žiadnu zmluvu s verejným sektorom, iné registre, kde by mohol byť registrovaný zmluvný vzťah s iným verejným sektorom, napr. s obcou, nie sú k dispozícii. Z tohto dôvodu Vás žiadame o potvrdenie, čestné vyhlásenie, že nie ste partnerom verejného sektora v súlade s § 2 ods. 2 zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov.  Uvedené nám doručte v písomnej listinnej forme obratom.“

Ak sú splnené podmienky pre zápis do registra partnerov verejného sektora a v momente uzavretia Zmluvy nemá Dodávateľ alebo jeho subdodávateľ pri splnení podmienok uvedených v zákone č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ZRPVS) zapísaných v registri partnerov verejného sektora konečných užívateľov výhod v súlade s príslušnými ustanoveniami ZVO a ZRPVS, Zmluva nadobudne účinnosť až najskôr v deň zápisu Dodávateľa do tohto registra.

V takomto prípade teda Zmluva bude platná (jej automatickým uzavretím), ale – napriek jej zverejneniu nenadobudne účinnosť, kým nedôjde k zápisu do registra partnerov verejného sektora.

Verejný obstarávateľ má povinnosť kontrolovať, či má Dodávateľ zápis v uvedenom registri, ak nastanú podmienky pre tento zápis: Zmluva s jednorazovým pnením nad 100 000 € a kumulatívne za obdobie 1 kalendárny rok nad 250 000 €. Pre overenie, či existujú podmienky pre zápis do registra, má verejný obstarávateľ možnosť skontrolovať CRZ.

9)      Zmena zmluvy, rámcovej dohody počas ich trvania. Zákon pripúšťa zmeniť zmluvu počas jej trvania, ak hodnota je nižšia ako:

1. 15 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na uskutočnenie stavebných prác,
2. b) 10 % hodnoty pôvodnej zmluvy alebo rámcovej dohody, ak ide o zákazku na dodanie tovaru alebo na poskytnutie služby.

10)      Pojmy zhotoviteľ, dodávateľ a poskytovateľ služieb je možné zahrnúť pod jednotný pojem hospodársky subjekt. Hospodársky subjekt, ktorý predloží ponuku, sa na účely zákona označuje ako uchádzač. Hospodársky subjekt, ktorý má záujem o účasť vo verejnom obstarávaní, sa na účely zákona označuje ako záujemca.

11)      Referenciou na účely zákona je elektronický dokument obsahujúci potvrdenie o dodaní tovaru, uskutočnení stavebných prác alebo poskytnutí služby. Verejný obstarávateľ je povinný vyhotoviť referenciu do 10 dní od doručenia žiadosti dodávateľa o vyhotovenie referencie, ak ide o zákazku s nízkou hodnotou.

12)      Profil verejného obstarávateľa zriadený v elektronickom úložisku vo Vestníku verejného obstarávania na stránke Úradu pre verejné obstarávanie je jedným z transparentných nástrojov verejného obstarávania, ktorý informuje o základných skutočnostiach týkajúcich sa priebehu verejného obstarávania:

•  verejný obstarávateľ má povinnosť uverejniť v profile súhrnnú správu o zákazkách s nízkymi hodnotami s cenami vyššími ako 5 000 eur s DPH za obdobie kalendárneho štvrťroka do 30 dní po skončení kalendárneho štvrťroka, v ktorej pre každú takúto zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky a identifikáciu dodávateľa,
• verejný obstarávateľ je povinný zverejňovať štvrťročne v profile súhrnnú správu o zákazkách podľa § 109 a § 110 (zákazky bežne dostupné na trhu, obchodovanie prostredníctvom elektronického trhoviska) s cenami vyššími ako 5 000 eur s DPH, v ktorej pre každú zákazku uvedie najmä hodnotu zákazky, predmet zákazky, identifikáciu úspešného uchádzača.

13)      Elektronické trhovisko je informačný systém verejnej správy, ktorý slúži na zabezpečenie ponuky a nákupu tovarov, stavebných prác alebo služieb bežne dostupných na trhu, a to aukčným postupom, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností. Správcom elektronického trhoviska je Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. Podlimitné zákazky na dodanie tovarov, poskytnutie služieb alebo uskutočnenie stavebných prác bežne dostupných na trhu je verejný obstarávateľ povinný zadávať prostredníctvom elektronického trhoviska. Prostredníctvom elektronického trhoviska je možné verejnou súťažou zadávať aj nadlimitné zákazky na dodanie tovarov a poskytnutie služieb bežne dostupných na trhu a elektronické trhovisko je možné použiť aj pri zadávaní zákaziek s nízkou hodnotou.

Určujúcim faktorom z hľadiska povinnosti použitia elektronického trhoviska pri zadávaní podlimitnej zákazky je bežná dostupnosť tovarov, prác a služieb na trhu.

Bežne dostupnými tovarmi, stavebnými prácami alebo službami na trhu na účely zákona sú tovary, stavebné práce alebo služby, ktoré:

• nie sú vyrábané, dodávané, uskutočňované alebo poskytované na základe špecifických a pre daný prípad jedinečných požiadaviek,
• sú ponúkané v podobe, v ktorej sú bez väčších úprav ich vlastností alebo prvkov aj dodané, uskutočnené alebo poskytnuté a zároveň
• sú spravidla v podobe, v akej sú dodávané, uskutočňované alebo poskytované pre verejného obstarávateľa a obstarávateľa, dodávané, uskutočňované alebo poskytované aj pre spotrebiteľov a iné osoby na trhu.

Test bežnej dostupnosti je tlačivo vydané Úradom pre verejné obstarávanie, existuje povinnosť verejného obstarávateľa tlačivo zakladať do dokumentácie z verejného obstarávania v limite 15 000 eur a viac. .

14)      Na vyhodnotenie ponúk vo verejnom obstarávaní je potrebné stanoviť objektívne kritériá na ich vyhodnotenie, ktoré súvisia s predmetom zákazky. Musia byť vždy určené jednoznačne, jednoznačne musí byť uvedený obsah určeného kritéria, aby bolo zabezpečené, že v rámci predložených ponúk budú tieto kritériá porovnateľné, a teda aj vyhodnotiteľné.

Jednotlivé kritériá na vyhodnotenie ponúk:

1. najlepší pomer ceny a kvality,
2. náklady s použitím prístupu nákladovej efektívnosti, najmä náklady počas životného cyklu alebo
3. najnižšia cena.

15)      Zrušenie verejného obstarávania:

Verejný obstarávateľ môže zrušiť verejné obstarávanie, ak:

• sa zmenili okolnosti, za ktorých sa vyhlásilo verejné obstarávanie,
• v priebehu postupu verejného obstarávania sa vyskytli dôvody hodné osobitného zreteľa, pre ktoré nemožno od verejného obstarávateľa požadovať, aby vo verejnom obstarávaní pokračoval, najmä ak sa zistilo porušenie tohto zákona, ktoré má alebo by mohlo mať zásadný vplyv na výsledok verejného obstarávania,
• neboli predložené viac ako dve ponuky,
• navrhované ceny v predložených ponukách sú vyššie ako predpokladaná hodnota.

16)      Definícia konfliktu záujmov – pojem konflikt záujmov zahŕňa prinajmenšom každú situáciu, keď osoby na strane verejného obstarávateľa, ktoré sú zapojené do vykonávania postupu obstarávania alebo môžu ovplyvniť výsledok tohto postupu (bez nutnosti ich zapojenia), majú priamo alebo nepriamo finančný, ekonomický alebo iný osobný záujem, ktorý možno vnímať ako ohrozenie ich nestrannosti a nezávislosti v súvislosti s daným postupom verejného obstarávania.

Verejný obstarávateľ v rámci interných aktov riadenia prijal opatrenia na predchádzanie konfliktu záujmov, prijal také primerané a účinné opatrenia, ktoré identifikujú konflikt záujmov a následne pri identifikácii konfliktu záujmov uskutoční nápravu. Verejný obstarávateľ nastavil mechanizmus predchádzania konfliktu záujmov, ktorý obsahuje pravidlá a postupy pre osoby zainteresované vo verejnom obstarávaní s cieľom zamedziť prípadnému vzniku konfliktu záujmov a jeho bezprostrednej identifikácii, postupuje v súlade so všeobecným metodickým usmernením Úradu pre verejné obstarávanie 9/2016.

Článok 3

Plán verejného obstarávania

1)      Plán verejného obstarávania je plánovací dokument na koordináciu verejného obstarávania, ktorý obsahuje súhrn tovarov, služieb a stavebných prác obstarávaných v príslušnom rozpočtovom roku alebo počas platnosti zmluvy. Obsahuje najmä názov zákazky, postup verejného obstarávania, predpokladanú hodnotu zákazky, termín začatia a ukončenia verejného obstarávania, typy zmlúv, ich platnosť a lehoty plnenia v nadväznosti na prioritu verejného obstarávania.

2)      Za komplexnú prípravu plánu verejného obstarávania vždy do 31. januára príslušného rozpočtového roka je zodpovedný ....................................... Sumarizuje podklady za organizáciu. Zodpovední zamestnanci pripravia podklady do plánu verejného obstarávania na nasledujúci rozpočtový rok s označením prioritných požiadaviek. Zodpovedajú za vecné, úplné a včasné spracovanie podkladov do plánu verejného obstarávania.

3)      Zodpovedný zamestnanec predkladá Plán na schválenie štatutárovi organizácie najneskôr do 31. januára príslušného rozpočtového roka. Zodpovedný zamestnanec aktualizuje Plán každého ¼ roka, a to na základe potrieb organizácie.

Článok 4

Finančné limity vo verejnom obstarávaní

1)      Nadlimitnou zákazkou v súlade s § 5 ods. 2 zákona je ...