Vzor

Smernica o poskytovaní dodávateľských preddavkov
(s komentárom autora)

Interná smernica subjektu verejnej správy ............. (upraví sa interne) je spracovaná v nadväznosti na ustanovenia § 19 ods. 8 až 10 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a s ohľadom na ustanovenia § 6 a 7 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Organizačný poriadok zo dňa ........... subjektu ........... (upraví sa interne), Smernicu o výkone finančnej kontroly v podmienkach subjektu ........... (určí sa interne podľa relevancie a existencie vlastnej internej smernice) v spojitosti so Smernicou o vedení účtovníctva/obehu účtovných dokladov ........... (upraví sa interne), a to v nasledovnom znení:

Článok I
Úvodné ustanovenia smernice

1. Preddavky sa poskytujú na zabezpečenie tovarov či výkonov (služieb), materiálov alebo majetku, či drobného majetku, alebo úhrad cez e-shopy formou dodávateľskej zálohovej (preddavkovej) faktúry. Za oblasť poskytovania preddavkov zodpovedá organizačný úsek .......... (upraví sa interne podľa organizačného poriadku vášho subjektu).

2. Preddavky sa môžu v našej organizácii uhradiť vopred len vtedy, ak sú riadne zmluvne zabezpečené v zmysle článku II tejto smernice a prílohy č. 1.

3. Súčasťou poskytovania preddavkov je riadne vykonaná základná finančná kontrola na kontrolnom liste/likvidačnom liste alebo ..... (upraví sa interne).

4. Preddavky dodávateľom musia byť sledované z pohľadu hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti. Riadne je k poskytnutiu preddavku a k došlej dodávateľskej faktúre spracovaný likvidačný list, ktorý nadväzuje na smernicu ........... (upraví sa interne) a prílohu ........... (upraví sa interne).

Komentár autora k úvodnej časti smernice:

V rámci celého sektora verejnej správy je povinnosť dodržiavať hospodárne, efektívne, účelné a účinné nakladanie s verejnými prostriedkami. To sa plne vzťahuje aj na rozpočtové a príspevkové i preddavkové organizácie, ktorým sa náš príspevok tiež venuje. Najčastejšie ide o súlad so zákonom o rozpočtových pravidlách (zákon o rozpočtových pravidlách) a dodržanie súladu so zmluvou alebo rozhodnutím, na základe ktorých sa najčastejšie v praxi poskytujú verejné prostriedky. Tieto prostriedky sú často smerované na vopred stanovený okruh činností alebo účel (zámer).

Článok II
Poskytovanie preddavkov/záloh, spracovanie písomnej zmluvy, účtovanie preddavku

1. Preddavok je poskytnutie finančných prostriedkov pred splnením dohodnutej zákazky (plnenia vo forme tovarov, materiálov a služieb). Preddavok dodávateľovi sa realizuje na základe vopred doručenej faktúry a podpísanej zmluvy. Likvidácia faktúry sa uskutoční z pohľadu vecnej, rozpočtovej a formálnej kontroly (pozn.: ak je spracovaný Obeh účtovných dokladov alebo Smernica o vedení účtovníctva, uvedie sa odkaz na tento interný predpis v čl. II a v úvodnej časti smernice).

2. Preddavok môže byť hradený v hotovosti i bezhotovostne (pozn. autora: hotovostné úhrady môžu byť interne smernicou upravené aj na predmetnú sumu ako finančný limit, bezhotovostné úhrady takto nemožno upravovať interne).

3. Preddavky sa môžu poskytovať na tovary, materiál i na služby. Preddavky, ktoré nie sú výnimkami, musia byť zmluvne zabezpečené. Zmluva musí byť podpísaná v čase pred poskytnutím preddavku. Príloha č. 1 k tejto smernici predstavuje zmluvu na poskytnutie preddavku.

4. Preddavky možno poskytnúť na obdobie troch mesiacov. Preddavky sa musia finančne vysporiadať do konca roka, v ktorom boli poskytnuté. Túto skutočnosť sleduje úsek ekonomiky/rozpočtu/účtovníctva ........... (pozn. autora: určí sa interne podľa organizačného poriadku vášho subjektu).

5. Preddavky sú pred splnením dodávky (po príchode zálohovej faktúry) účtované cez účet pohľadávkový 314 súvzťažne s účtom 221. Následné zúčtovanie sa realizuje cez nákladový účet 51x alebo 501 (pozn. autora: podľa charakteru a vecnej/obsahovej stránky úhrady na základe faktúry).

6. Subjekt verejnej správy ....... (upraví sa interne) môže poskytovať preddavok dodávateľovi na základe písomnej zmluvy, a to aj na tieto účely:

1. preddavok pri obstaraní vojenského materiálu, špeciálnych strojov, prístrojov, zariadení a hudobných nástrojov,
2. trvalú zálohu pri vydaní medzinárodnej platobnej karty, ak je jej vydanie nevyhnutné na zabezpečenie zahraničných pracovných ciest,
3. akreditív v prospech zahraničných osôb pri dodávkach výkonov a tovarov,
4. preddavok na úhradu zdravotnej starostlivosti,
5. trvalú zálohu na poskytnutie poštových služieb,
6. zábezpeku pri obstaraní výkonov a tovarov (pozn.: vo verejnom obstarávaní).

Pozn. autora k druhému článku vzorovej smernice:

Novinka: zákon č. 357/2015 Z. z. má byť menený od roku 2026, a to v oblasti všetkých troch typov finančných kontrol. Táto časť (článok II ods. 6 vzorovej smernice) bola novelizovaná poslednou novelou zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (t. j. časť, ktorá rozoberá podpísanie písomnej zmluvy k poskytnutiu preddavku na obstaranie vojenského materiálu, špeciálnych strojov, prístrojov, zariadení a hudobných nástrojov).

Netreba zabudnúť na skutočnosť, že verejné prostriedky sa stávajú verejnými od okamihu ich prijatia a ak je splnená podmienka disponovania (nakladania) s verejnými prostriedkami. Zákon o rozpočtových pravidlách stanovuje, že za verejné financie sa považujú aj finančné prostriedky poskytnuté na základe medzinárodných zmlúv, ktorými je Slovenská republika viazaná, napríklad prostriedky poskytnuté z Finančného mechanizmu Európskeho hospodárskeho priestoru, Nórskeho finančného mechanizmu alebo Švajčiarskeho finančného mechanizmu. Verejnými prostriedkami sa označujú teda všetky finančné prostriedky, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy, pričom verejnými prostriedkami sú aj prostriedky Európskej únie a odvody Európskej únii.

7. V našom subjekte verejnej správy ....... (upraví sa interne) sa realizujú spravidla nasledujúce úhrady formou dodávateľskej zálohy, a to najmä na realizované práce, stavebné práce, účtovnícke práce, daňové a právne poradenstvo, informačný servis, technická podpora, projektová dokumentácia a architektonické štúdie či školenia, materiál, zásoby, potraviny, hmotný majetok, stroje obstarané cez e-shopy (tlačiarne, kancelárske vybavenie, výpočtová technika) a podobne.

8. Organizačný úsek/zamestnanec ....... (upraví sa interne) riadne sleduje doručenie vyúčtovacej faktúry. Tá sa taktiež overí základnou finančnou kontrolou. V prípade jej úhrady sa realizuje opätovne likvidačný list.

Vzor je uvedený v skrátenom znení, celé znenie nájdete tu.